DIGITALISASI ARSIP UNTUK EFISIENSI PENYIMPANAN DAN AKSESIBILITAS

Abstract

Organisasi semakin bergantung pada teknologi komunikasi informasi (TIK) sebagai komponen penting dari operasional organisasi. Akibatnya, rekaman informasi mulai beralih dari fisik kertas menjadi bentuk elektronik, baik sebagian atau seluruhnya. Kemajuan teknologi telah memungkinkan catatan dan dokumen yang dibuat di atas kertas dialihkan ke dalam media elektronik atau dibuat secara langsung dalam media elektronik.  Dengan demikian pemanfaatan pengelolaan arsip secara elektronik merupakan pilihan yang tepat dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui manfaat atau keuntungan digitalisasi arsip termasuk tentang tata cara melakukan digitalisasi arsip dengan mempertimbangkan berbagai aspek kepatutan. Sedangkan Metode penelitian yang dilakukan adalah melalui studi literatur.  Keuntungan sistem manajemen dokumen digital adalah: 1) penyimpanan mudah; 2) akses mudah; 3) dapat diakses dari mana saja; 4) penghematan waktu; 5) aksesibilitas ganda; 6) peningkatan layanan pelanggan; 7) keamanan; 8) pengurangan biaya; 9) kesiapsiagaan dan pemulihan bencana; 10) perpindahan mudah. Keuntungan sistem manajemen dokumen digital adalah: 1) penyimpanan mudah; 2) akses mudah; 3) dapat diakses dari mana saja; 4) penghematan waktu; 5) aksesibilitas ganda; 6) peningkatan layanan pelanggan; 7) keamanan; 8) pengurangan biaya; 9) kesiapsiagaan dan pemulihan bencana; 10) perpindahan mudah. Pengelolaan arsip yang efisien harus mengikuti tahapan siklus hidup arsip menjadi 4 tahap yaitu tahap pencipataan atau penerimaan (create – receive), tahap pemanfaatan (use), tahap penyimpanan, dan tahap disposisi (disposition) atau penyusutan arsip. Pengalihan dokumen melalui digitalisasi arsip mempunyai kekuatan hukum sebagaimana ditegaskan dalam PP Nomor 88 tahun 1999 pasal 5. Legalisasi dilakukan dengan cara membuatkan berita acara dan dilampiri  dengan  daftar  pertelaan  atas  dokumen  perusahaan  yang  dialihkan  ke  media lainnya.